Verbeter service door nauwkeurige aankomsttijden

Bedrijven raken verwend. Ze accepteren niet meer dat een zending ‘in de loop van de middag’ komt, maar willen exact weten wanneer de vrachtauto voor de deur staat. Tielbeke wil zijn klanten daarom een betere ‘estimated time of arrival’ (ETA) afgeven. Als eerste in de Benelux maakt de logistiek dienstverlener uit Lemelerveld gebruik van Drive & Arrive, de dienst van PTV Group die per rit steeds weer opnieuw de ETA berekent. De andere vervoerders uit het Teamtrans- en DHB-netwerk volgen de pilot op de voet.

Bouwvakkers zijn druk aan het werk op het terrein van Tielbeke in Lemelerveld, halverwege Zwolle en Almelo. Ze bouwen een nieuwe op- en overslaghal met een oppervlakte van 6500 vierkante meter, voorzien van 54 docks. Daarnaast wordt het parkeerterrein uitgebreid met 12.000 vierkante meter. “Wij gaan er flink op vooruit”, vertelt Hessel Jonkman, manager ICT en relatiebeheer bij de logistiek dienstverlener uit Salland.

De uitbreiding onderstreept de groeiambities van Tielbeke. Daarnaast is op- en overslag in één grote hal gewoon een stuk efficiënter dan in twee kleine hallen waarin dat nu plaatsvindt. “In feite hadden we het werk goed verdeeld over de twee hallen. In de ene hal vond de op- en overslag voor het Teamtrans-netwerk plaats, in de andere hal de op- en overslag voor het DHB-netwerk. Maar dan nog moesten we regelmatig pendelen tussen beide hallen”, legt Jonkman uit.

Teamtrans en DHB

Met de namen Teamtrans en DHB heeft Jonkman een belangrijke activiteit van Tielbeke genoemd: fijnmazige distributie. Teamtrans is het netwerk voor regio- en stadsdistributie in heel Nederland, waarbij tien vervoerders zijn aangesloten. DHB is het distributienetwerk van zes vervoerders die samen de hele Benelux bedienen. “Teamtrans zetten we voornamelijk in voor stukgoedzendingen. Dit netwerk heeft één centraal depot in Nieuwegein, waar alle zendingen samenkomen en worden verdeeld over de tien regio’s waarin Nederland is opgedeeld. DHB daarentegen zetten we hoofdzakelijk in voor grotere en kwetsbare zendingen. Dit netwerk heeft geen centraal depot. De zendingen buiten onze eigen regio brengen we rechtstreeks naar de depots van de DHB-vervoerders”, legt Jonkman uit.

De distributieactiviteiten zijn goed voor ongeveer de helft van de omzet die Tielbeke uit transport haalt. De andere helft verdient het familiebedrijf met dedicated transport, onder meer voor retailers als Lidl, Albert Heijn en Kruidvat. “In totaal beschikken we over zo’n 220 eigen auto’s en 240 getrokken eenheden. Daarnaast hebben we nog een warehouse van 30.000 vierkante meter in Zwolle, waar we de opslag en waardetoevoegende activiteiten verzorgen voor enkele grote opdrachtgevers.”

3000 zendingen

Discipline en punctualiteit zijn twee belangrijke waarden in de transportactiviteiten van Tielbeke. Om daarop uit te blinken zijn IT-systemen onontbeerlijk. Voor de orderadministratie, rittenadministratie en facturatie maakt de logistiek dienstverlener sinds vijf jaar gebruik van TAS, het transportmanagementsysteem van Wolters Kluwer Transport Services. Dankzij de koppeling met de boordcomputers van Transics kan elke rit worden gemonitord en is volledige tracking & tracing mogelijk. “Dat het systeem TAS in het verleden eigendom was van Transics, is goed te merken. Tussen het TMS en de boordcomputers bestaat maximale integratie”, vertelt Jonkman.

Naast het TMS heeft Tielbeke samen met de DHB-partners een web order entry & informatiesysteem gebouwd, afgekort tot WOEI. Klanten kunnen hun stukgoedzendingen via dit online systeem handmatig invoeren of inlezen vanuit hun eigen systeem. Tevens kunnen zij – net als hun eigen klanten – alle orders op de voet volgen en desgewenst via email of SMS notificaties ontvangen. “Alle transportorders belanden vanuit WOEI direct in ons TMS. In dat systeem wordt direct een splitsing gemaakt: welke orders zijn bestemd voor één van de andere regio’s in het Teamtrans of DHB-netwerk en welke voor onze eigen regio? Op basis van de orders voor onze eigen regio maken we vervolgens een ritplanning”, legt Jonkman uit.

Voor de planning vertrouwt Tielbeke volledig op de planningsoplossing van PTV Group. “Met drieduizend stukgoedzendingen per dag is handmatig plannen niet meer te doen. Dat kost simpelweg te veel tijd. Dankzij het ritplanningssysteem kan de planning in principe gedaan worden door één planner. Omdat we in wisselende diensten werken is dat echter niet altijd dezelfde planner”, vertelt Jonkman.

Prestaties meten

Discipline en punctualiteit zijn cruciaal om distributienetwerken als Teamtrans en DHB goed te laten functioneren. Klanten stellen Tielbeke verantwoordelijk voor een correcte en tijdige aflevering van stukgoedzendingen in de Benelux, maar de logistiek dienstverlener uit Lemelerveld moet daarvoor grotendeels vertrouwen op de prestaties van de Teamtrans- en DHB-partners. Dat geldt andersom net zo: de prestaties van Tielbeke zijn medebepalend voor de tevredenheid van de klanten van de andere vervoerders. Allemaal meten ze daarom nauwgezet hun prestaties door op afgesproken momenten te scannen. De vervoerders rekenen elkaar af op die prestaties. “Op basis van de planning die we elke avond maken, volgt een estimated arrival time (ETA) voor elke stop. De daadwerkelijke levertijd mag maximaal een uur afwijken van de ETA, maar soms levert dat problemen op. In de planning gaan we er bijvoorbeeld van uit dat een vrachtauto om zes uur ’s ochtends vertrekt, maar soms wordt dat om wat voor reden dan ook iets later. En als die vrachtauto pas om acht uur vertrekt, lopen alle stops twee uur vertraging op”, stelt Jonkman.

Om nog betere ETA’s te kunnen afgeven is Tielbeke een pilot gestart met Drive & Arrive van PTV Group. Dit is een dienst, gebaseerd op een online platform waarop vervoerders een rit inclusief alle stops kunnen aanmelden. Het platform koppelt aan elke rit een uniek ID-nummer. Vervolgens berekent PTV Drive & Arrive continu de actuele ETA, die dankzij het unieke ID-nummer volledig automatisch aan zowel de vervoerder als diens klanten kan worden gecommuniceerd. Klanten kunnen zelf aangeven op welke manier – bijvoorbeeld via email, SMS of het WOEI-platform – en op welk moment die communicatie plaatsvindt. Ontvangende partijen willen immers niet elke vijf minuten een nieuwe ETA ontvangen, zeker niet als die niet of nauwelijks afwijkt van de voorgaande. PTV Drive & Arrive kan zo worden ingesteld dat klanten alleen een bericht ontvangen als de ETA meer dan een half uur of een uur afwijkt. “Door de opkomst van e-commerce verzorgen we steeds meer stukgoedzendingen aan consumenten. Denk aan mensen die via internet een pallet haardhout bestellen. Ook zij vragen om een zo nauwkeurig mogelijke ETA. Ze willen het liefst exact weten hoe laat hun bestelling arriveert’, vertelt Jonkman.

Docks toewijzen

Tielbeke is gestart met het handmatig uploaden van ritten op het Drive & Arrive-platform, maar dat kan volledig worden geautomatiseerd. TMS-leverancier Wolters Kluwer Transport Services is al gestart met het implementeren van de API-koppeling die PTV hiervoor beschikbaar heeft gesteld. “Niet alleen voor onze klanten, maar ook voor onszelf is Drive & Arrive interessant. Als wij weten hoe laat een vrachtauto hier in Lemelerveld is, kunnen wij alvast een dock aan die vrachtauto toewijzen en de chauffeur automatisch een bericht daarover sturen. Dat kan in principe ook met geofencing, maar dan weten we nog steeds niet zeker hoe laat die hier is”, verklaart Jonkman.

Omdat PTV Drive & Arrive een cloud-oplossing is, kan in de ETA-berekening rekening worden gehouden met actuele informatie, denk aan verkeersinformatie. De berekening geschiedt op basis van dezelfde algoritmes die ook het hart van de planningsoplossingen van PTV vormen. De kosten die PTV Group hiervoor in rekening brengt, bedragen vijftien cent per rit. “Wij zijn de eerste in de Benelux die gebruik maken van Drive & Arrive, maar andere vervoerders uit het Teamtrans- en DHB-netwerk hebben inmiddels belangstelling getoond. Dat geldt vooral voor de vervoerders uit het DHB-netwerk, die allemaal al gebruik maken van de planningsoplossingen van PTV Group”, weet Jonkman.
Net als Tielbeke zijn ook de andere vervoerders geïnteresseerd in verbetering van de service aan klanten. Jonkman: “Dat is de belangrijkste reden om met Drive & Arrive te starten. Wij willen onze klanten beter kunnen informeren, daar vragen ze ook om. Nu geven wij een ETA af met een marge van twee uur. Als we straks nauwkeuriger kunnen opereren, kunnen we die wellicht verkleinen tot een uur of zelfs nog korter.”

Benieuwd of PTV xServer bij uw organisatie past?

Neem direct contact met ons op, om uw situatie te bespreken. Het is altijd mogelijk eens bij u op locatie te komen en de huidige situatie te bekijken en om alle mogelijkheden te bespreken.

Contact:

Nederland                                België
T: +31 (0) 346 581 600            T: +32 (0) 57 224 522
E: info.nlping@ptvgrouppong.com          E: info.beping@ptvgrouppong.com

Contact

Nederland
T: +31 (0)346 581 600
E: info.nlping@ptvgrouppong.com

België
T: +32 (0)57 224 522
E: info.beping@ptvgrouppong.com